Wettelijke verplichting vertrouwenspersoon: wat werkgevers in 2026 moeten weten

Over de vertrouwenspersoon gaan veel halve waarheden rond. Je hoort dat het "sinds 2024 verplicht is", of dat het "onder de klokkenluiderswet valt". Beide kloppen niet zoals ze vaak gebracht worden. Als HR-directeur of HR-adviseur sta je dan voor de OR of de directie met een antwoord dat je niet kunt onderbouwen.

Ik ben Jelle Houben, mede-oprichter van Well Aware. Wij werken dagelijks met vertrouwenspersonen, meldkanalen en PSA-metingen voor ruim 60.000 medewerkers in 24 landen. Na het lezen weet je wat nu echt moet, hoe je de actuele wet zelf controleert, en hoe je de vertrouwenspersoon inzet als onderdeel van je arbobeleid.

Is een vertrouwenspersoon in 2026 wettelijk verplicht voor werkgevers?

Nee, niet als losse, algemene plicht. In oktober 2026 is een verplichting om een vertrouwenspersoon aan te stellen nog een wetsvoorstel. De Tweede Kamer nam het in mei 2023 aan; de Eerste Kamer moet er nog over stemmen. Een wetsvoorstel is pas een plicht als het is aangenomen én in werking is getreden.

De verwarring komt meestal uit twee hoeken. Ten eerste wordt de Wet bescherming klokkenluiders vaak gelezen als "plicht tot een vertrouwenspersoon". Die wet vraagt een interne meldprocedure, geen vertrouwenspersoon. Ten tweede noemen sommige cao's en sectorregels wel een vertrouwenspersoon. Dat is dan een afspraak in jouw sector, geen landelijke wet.

Mijn beslisregel is simpel:

• Kies voor "verplicht" in je beleid als je cao of sectorregeling het noemt, of als het wetsvoorstel inmiddels in werking is.
• Kies voor "dringend aanbevolen" als geen van beide geldt. Je hebt de vertrouwenspersoon dan nog steeds nodig om je PSA-beleid aantoonbaar te maken.

Ik zou het verschil in je beleidsstuk ook zo benoemen. Een OR of auditor ziet dan dat je weet waar de plicht zit en waar je eigen keuze begint.

Welke wettelijke plichten raken de vertrouwenspersoon wel, ook zonder algemene aanstellingsplicht?

Twee wetten raken de vertrouwenspersoon direct: de Arbowet en de Wet bescherming klokkenluiders. De eerste gaat over ongewenst gedrag. De tweede gaat over misstanden.

De Arbowet: psychosociale arbeidsbelasting

De Arbowet verplicht je actief beleid te voeren op psychosociale arbeidsbelasting (PSA). PSA is de mentale en sociale druk op het werk die de gezondheid kan schaden. Je brengt die risico's in kaart als onderdeel van je RI&E en maakt daar een plan van aanpak bij.

Onder PSA vallen vijf thema's:

1. Werkdruk
2. Agressie en geweld
3. Seksuele intimidatie
4. Pesten
5. Discriminatie

Voldoe je hier niet aan, dan kan de Nederlandse Arbeidsinspectie een waarschuwing of boete geven. De wet schrijft niet voor hoe je het beleid invult. In de praktijk is een vertrouwenspersoon de vorm waarmee je laat zien dat medewerkers ergens veilig terechtkunnen bij thema 2 tot en met 5. Meer over het meten van deze thema's lees je op onze pagina over het PSA-onderzoek.

De Wet bescherming klokkenluiders: het interne meldkanaal

Sinds februari 2023 moeten organisaties met 50 of meer medewerkers een intern meldkanaal hebben voor misstanden. Denk aan ernstige integriteitsschendingen, overtreding van de wet, gevaar voor gezondheid of milieu en schending van EU-recht. Het Huis voor Klokkenluiders houdt toezicht en geeft advies. De financiële sector en de overheid hebben aanvullende eisen.

Het meldkanaal is een formele route met onderzoeksplicht en wettelijke termijnen. Een persoonlijk conflict met je leidinggevende valt daar meestal niet onder. Daarvoor is de vertrouwenspersoon de juiste plek. Wel werken beide samen: wie misstanden meldt, wil vaak eerst met iemand sparren. Dat gesprek voert de vertrouwenspersoon. Hoe wij het meldkanaal inrichten staat bij de klokkenluidersregeling.

Hoe controleer je zelf de actuele stand van de wet voor jouw organisatie?

Je controleert dit in zes stappen, in ongeveer een uur. Doe het voordat je de OR of directie een advies geeft, en herhaal het elk jaar bij je RI&E-update.

1. Open wetten.overheid.nl en zoek op Arbeidsomstandighedenwet. Kijk bovenaan welke versie geldt ("geldend van ... t/m heden"). Het werkt als je een datum ziet die vandaag nog loopt.
2. Zoek in diezelfde wet op het woord vertrouwenspersoon. Vind je het niet, dan staat er geen algemene aanstellingsplicht in de geldende tekst.
3. Zoek op tweedekamer.nl naar het wetsvoorstel over de vertrouwenspersoon. Noteer de status: in behandeling, aangenomen, of in werking. Alleen "in werking" met een datum maakt het een plicht.
4. Open huisvoorklokkenluiders.nl en lees de eisen voor de interne meldprocedure. Tel daarna je aantal medewerkers zoals de wet ze telt. Twijfel je bij flexkrachten of meerdere entiteiten, vraag dan een jurist om de telling.
5. Lees je cao op het woord vertrouwenspersoon. Sectorafspraken gaan vaak verder dan de wet.
6. Leg de uitkomst vast in je RI&E-dossier, met datum en de bronnen die je bekeek. Dit is je bewijs als de Arbeidsinspectie of de OR vraagt waarop je advies rust.

Weet je na stap 3 niet zeker wat de status betekent? Rijksoverheid.nl publiceert bij nieuwe arbowetgeving meestal een uitleg per onderwerp. Dat is de plek om de ingangsdatum te bevestigen.

Wanneer is alleen een interne vertrouwenspersoon de verkeerde keuze?

Een interne vertrouwenspersoon alleen is de verkeerde keuze zodra medewerkers de onafhankelijkheid niet geloven. Een interne collega is laagdrempelig. Maar hij is ook kwetsbaarder voor interne politiek, en medewerkers voelen dat.

Gebruik deze beslisregel. Kies een interne vertrouwenspersoon als enige optie alleen als geen van onderstaande situaties speelt:

• Klachten gaan over leiding of directie. Een medewerker praat niet vrijuit met iemand die op dezelfde gang zit als de persoon over wie hij klaagt.
• Je organisatie of locatie is klein. Bij een paar honderd mensen kent iedereen iedereen. Een bezoek aan de vertrouwenspersoon valt dan op.
• De vertrouwenspersoon zit in HR of is leidinggevende. Die rol botst met de rol van beoordelaar of beslisser.
• Medewerkers spreken andere talen. Een interne collega spreekt zelden Pools, Turks of Arabisch.
• Je hebt ploegendiensten of werkvloer zonder werkmail. Een interne vertrouwenspersoon met kantooruren mist die groep.

Speelt één of meer hiervan, kies dan een combinatie. Houd je interne vertrouwenspersoon voor de lichte, dagelijkse vragen. Voeg minstens één externe vertrouwenspersoon toe voor zware kwesties. Dat is ook wat de meeste vakmensen adviseren.

Hoe richt je een vertrouwenspersoon zo in dat die bijdraagt aan je PSA-beleid en RI&E?

Je maakt de vertrouwenspersoon pas onderdeel van je PSA-beleid als zijn signalen terugkomen in je RI&E. Zonder die koppeling heb je een luisterend oor, maar geen beleid. Volg deze stappen:

1. Schrijf een regeling vertrouwenspersoon van één A4. Noem de vijf PSA-thema's als scope, en ook integriteitskwesties en conflicten.
2. Leg in de regeling vast dat de vertrouwenspersoon geen actie onderneemt zonder toestemming van de medewerker.
3. Spreek een kwartaalrapportage af op thema-niveau. Dus "drie gesprekken over pesten", nooit namen of afdelingen met minder dan vijf mensen.
4. Leg die rapportage naast je PSA-meting per team. Zie je pesten bij de vertrouwenspersoon én dalende sociale steun in één team, dan is dat een risico voor je RI&E.
5. Zet elk terugkerend thema als actiepunt in je plan van aanpak, met een eigenaar en een datum.
6. Communiceer elk kwartaal opnieuw wie de vertrouwenspersoon is en hoe je die bereikt. Het werkt als het aantal gesprekken niet wegzakt naar nul.

Bij stap 4 helpt het om werkdruk betrouwbaar per team te meten. Hoe je dat aanpakt lees je in werkdruk meten per team.

Bij Well Aware kun je een vertrouwenspersoon op drie manieren aansluiten: je eigen interne vertrouwenspersonen, je bestaande externe LVV-partner, of ons netwerk van LVV-gecertificeerde externe vertrouwenspersonen. Medewerkers boeken zelf, buiten de HR-lijn, en krijgen binnen 24 uur een gesprek. HR ziet alleen geanonimiseerde rapportages op organisatieniveau, naast de RI&E en PSA-data in hetzelfde platform.

Vertrouwenspersoon, meldkanaal en meldpunt naast elkaar

Deze drie routes worden vaak door elkaar gehaald, maar ze hebben elk een eigen wettelijke basis en een eigen taak.

Wat betekent dit voor jouw organisatie?

Zolang de algemene plicht alleen een wetsvoorstel is, hoef je juridisch geen vertrouwenspersoon aan te stellen. Je moet wel aantoonbaar beleid voeren tegen ongewenst gedrag, en vanaf 50 medewerkers een meldkanaal hebben. Zonder vertrouwenspersoon is dat eerste lastig te bewijzen.

Je volgende beslissing is dus niet óf je een vertrouwenspersoon regelt, maar welke vorm. Loop de beslisregel voor intern en extern door, en plan de wetscontrole bij je eerstvolgende RI&E-update.

Checklist voor deze week

• Ik heb op wetten.overheid.nl en tweedekamer.nl de actuele status van de plicht gecontroleerd en met datum vastgelegd.
• Ik heb mijn cao doorzocht op afspraken over een vertrouwenspersoon.
• Ik weet of wij 50 of meer medewerkers tellen en dus een intern meldkanaal moeten hebben.
• Ik heb bepaald of een interne vertrouwenspersoon alleen volstaat, of dat er een externe bij moet.
• Er ligt een regeling vertrouwenspersoon van één A4 met de vijf PSA-thema's als scope.
• De kwartaalrapportage op thema-niveau staat als vast agendapunt in ons RI&E-overleg.
• De OR heeft het voorstel voor de vertrouwenspersoon gezien voordat we kiezen.