Wat kost een burn out voor werkgever? Kosten, risico’s en preventie uitgelegd

Er bestaat geen vast bedrag voor een burn-out. Het hangt af van het salaris, de duur van de uitval, je cao, je verzuimverzekering en de vraag of de medewerker terugkomt. Een landelijk gemiddelde zegt dus weinig over jouw organisatie. Een eigen rekensom wel, want die kun je aan je directie laten zien.

Ik ben Jelle Houben, mede-oprichter van Well Aware. We zijn begonnen nadat we een dierbare vriendin verloren aan burn-out. Daarom kijk ik bij dit onderwerp altijd verder dan de kosten. Na het lezen kun je de kosten van één burn-out zelf uitrekenen. Je weet ook wat de wet van je vraagt, waar het risico in je organisatie zit en wat je deze week al kunt doen.

Uit welke kostenposten bestaat een burn-out voor de werkgever?

Een burn-out kost een werkgever geld via zes posten. Twee daarvan zijn direct zichtbaar. Vier ervan verstoppen zich in planning, teams en latere werving.

Directe kosten

• Loondoorbetaling. Je blijft het salaris en de werkgeverslasten betalen terwijl de medewerker niet werkt.
• Vervanging of inhuur. Een uitzendkracht, interim-professional of zzp'er neemt het werk over, of collega's maken overuren.
• Begeleiding en re-integratie. Denk aan consulten bij de bedrijfsarts, een casemanager, een re-integratiebureau en coaching of therapie die jij betaalt.

Indirecte kosten

• Productiviteitsverlies in het team. Collega's vangen werk op, overdracht kost tijd en kennis ligt stil.
• Verloop en werving. Vertrekt de medewerker, dan betaal je voor vacatures, selectie en de maanden waarin een nieuwe collega nog inwerkt.
• Extra werkdruk en vervolguitval. Het team dat het werk opvangt, krijgt het zwaarder. Dat vergroot de kans dat er een tweede collega uitvalt.

De indirecte posten vind je niet op één factuur. Daarom blijven ze vaak buiten de begroting. Dat maakt een burn-out duurder dan hij op papier lijkt.

Hoe reken je de kosten van één burn-out uit voor je eigen organisatie?

Je rekent de kosten uit door elke post apart te bepalen en ze daarna op te tellen. Neem een afgerond verzuimdossier als oefening. Dan heb je echte cijfers in plaats van schattingen.

1. Haal het brutosalaris inclusief werkgeverslasten op uit je salarisadministratie. Deel dat door het aantal werkdagen. Dat is het dagloon.
2. Zoek in je verzuimsysteem het aantal verzuimdagen van dit dossier op. Tel gedeeltelijk werken naar rato mee.
3. Vermenigvuldig dagloon met verzuimdagen en met het percentage loondoorbetaling uit je cao of arbeidsovereenkomst. Het wettelijke minimum controleer je op rijksoverheid.nl.
4. Tel alle inhuurfacturen en uitbetaalde overuren voor dit werk op. Je financiële administratie heeft die per kostenplaats.
5. Vraag de leidinggevende hoeveel uur per week collega's werk opvingen en hoeveel weken dat duurde. Vermenigvuldig die uren met hun gemiddelde uurloon.
6. Tel de facturen van arbodienst, bedrijfsarts, casemanager en re-integratiebureau op die bij dit dossier horen.
7. Trek af wat je verzuimverzekering heeft uitgekeerd. Is de medewerker vertrokken, tel dan de werving en inwerkperiode van de opvolger erbij op.

De formule in woorden: loonkosten tijdens verzuim plus inhuur plus opgevangen uren plus begeleiding plus eventuele werving, min de uitkering van je verzekeraar. Je weet dat de som klopt als het aantal verzuimdagen overeenkomt met de periode op de inhuurfacturen. Wijken die sterk af, dan mis je een post of telt er een factuur dubbel.

Welke verplichtingen heb je als werkgever zodra een medewerker uitvalt met burn-out?

Zodra een medewerker uitvalt, moet je het loon doorbetalen en samen met de medewerker actief werken aan terugkeer. Hoe lang en hoeveel je doorbetaalt, staat in de wet en vaak aanvullend in je cao. Controleer de actuele termijnen op rijksoverheid.nl.

De Wet verbetering poortwachter legt het re-integratieproces vast. Dit doe je in deze volgorde:

1. Meld de uitval bij je arbodienst of bedrijfsarts. Leg de datum van de ziekmelding vast in je verzuimsysteem.
2. Laat de bedrijfsarts een probleemanalyse maken. Die beschrijft wat de medewerker nog wel en niet kan.
3. Stel samen met de medewerker een plan van aanpak op. Daarin staan doelen, afspraken en wie wat doet.
4. Evalueer het plan op vaste momenten en pas het aan als het herstel anders loopt.
5. Houd alles bij in een re-integratiedossier. Bij langdurige uitval toetst het UWV dat dossier.

De termijnen voor elke stap staan op de site van het UWV. Daar zijn ze altijd actueel. Volg je het proces niet goed, dan kan het UWV je verplichten het loon langer door te betalen. Die loonsanctie is vaak duurder dan de begeleiding zelf.

De Arbowet vraagt daarnaast dat je psychosociale arbeidsbelasting, zoals werkdruk en ongewenst gedrag, in kaart brengt en aanpakt. Bij een burn-out kijkt het UWV, en later mogelijk een rechter, ook naar wat je vooraf aan preventie deed.

Waar in je organisatie ontstaat het risico op dure, langdurige uitval?

Het risico ontstaat in teams waar hoge eisen samengaan met te weinig hulpbronnen. Werkdruk alleen is niet het probleem. Het wordt een risico als autonomie, steun en herstel tekortschieten.

Die redenering komt uit het Job Demands-Resources model van Prof. Dr. Wilmar Schaufeli, medeoprichter van Well Aware. Het model deelt werk op in twee groepen:

• Energieslurpers: werkdruk, tijdsdruk, onzekerheid en een scheve werk-privébalans.
• Energiegevers: autonomie, waardering, steun, zinvol werk en groei.

Persoonlijke hulpbronnen zoals veerkracht, herstelvermogen en grenzen stellen werken als buffer. Ze zijn geen vervanging voor een gezond team.

Gebruik deze beslisregel. Kijk eerst naar teams waar de energieslurpers meerdere weken stijgen en de energiegevers tegelijk dalen. Teams die al een uitval opvangen, die net een reorganisatie achter de rug hebben of die een nieuwe leidinggevende kregen, horen ook bovenaan.

Dit meet je per team en anoniem, anders krijg je geen eerlijke antwoorden. Wij meten dat continu met een PSA-onderzoek, met teamresultaten pas vanaf 5 respondenten. Kleinere teams zie je alleen samen op een hoger niveau. Hoe je zelf een betrouwbare meting opzet, lees je in werkdruk meten per team.

Wanneer is investeren in betere verzuimbegeleiding de verkeerde keuze?

Investeren in zwaardere verzuimbegeleiding is de verkeerde keuze als de oorzaak in het team of de functie zit. Dan los je het symptoom op en blijft de bron bestaan. De medewerker keert terug in dezelfde omstandigheden en de kans op terugval blijft groot.

Een casemanager of re-integratiebureau stuurt op het dossier van één persoon. Dat heeft zin als de uitval vooral een persoonlijke oorzaak heeft, zoals een zware periode thuis. Het helpt weinig als drie mensen uit hetzelfde team klagen over dezelfde planning.

Mijn beslisregel:

• Kies voor betere verzuimbegeleiding als de uitval op zichzelf staat, het team verder stabiel is en de bedrijfsarts geen werkgerelateerde oorzaak ziet.
• Kies eerst voor aanpassingen in het team als er in hetzelfde team meer dan één melding met psychische klachten is, of als collega's dezelfde signalen geven.
• Doe allebei als de uitval werkgerelateerd is én de medewerker wil terugkeren in hetzelfde team.

Wees ook eerlijk over wat kortdurende hulp kan. Een psycholoog of coach helpt vroeg in het traject. Bij ernstige of langdurige klachten hoort de medewerker in de reguliere zorg, en verwijs je via huisarts of bedrijfsarts door.

Wat kun je deze week doen om de kans op burn-out te verkleinen?

Je verkleint de kans op burn-out deze week door te kijken waar het risico zit en het gesprek daar te starten. Je hebt er geen nieuw beleid voor nodig.

1. Exporteer uit je verzuimsysteem de meldingen van de afgelopen 12 maanden, uitgesplitst per team.
2. Markeer de teams met meer dan één melding met psychische klachten of met een stijgend kort verzuim.
3. Plan met de leidinggevende van elk gemarkeerd team een gesprek van een half uur. Stel drie vragen: wat kost nu de meeste energie, wat geeft energie, en wat kan er binnen een maand anders?
4. Kies per team één concrete aanpassing, zoals een vaste dag zonder overleg of een herverdeling van taken. Leg vast wie die uitvoert en wanneer je terugkijkt.
5. Stuur medewerkers één bericht met de plekken waar ze terechtkunnen: bedrijfsarts, vertrouwenspersoon en eventuele psychologische hulp. Je weet dat het werkt als mensen die plekken kunnen noemen als je ernaar vraagt.
6. Zet een doorlopende meting per team op, zodat je volgend kwartaal niet weer achteraf kijkt. Bij Well Aware combineren we die meting met directe toegang tot psychologen en coaches, binnen 24 uur. Leidinggevenden krijgen anonieme team-inzichten en gespreksstarters.

Meer manieren om uitval eerder te zien staan in ziekteverzuim verlagen. Wil je weten hoe uitval samenhangt met vertrek, kijk dan bij personeelsverloop voorkomen.

Waar vind je elke kostenpost van een burn-out terug?

Deze tabel laat per kostenpost zien wie hem draagt, waar het getal staat en wanneer hij zichtbaar wordt.

Wat is de volgende stap?

Wat een burn-out kost, hangt af van je eigen cijfers. Je kunt het wel uitrekenen. Neem één afgerond dossier, loop de zeven stappen door en je hebt een getal dat je directie herkent. Dat getal is het sterkste argument voor preventie.

De volgende beslissing ligt bij jou. Zet je het geld in op het begeleiden van individuele dossiers, of op de teams waar het risico ontstaat? Kijk eerst naar je verzuimdata per team. Die laten zien welke van de twee bij jouw organisatie past.

Checklist: ben je voorbereid op de kosten van een burn-out?

• Je weet welk percentage loondoorbetaling in je cao of arbeidsovereenkomsten staat.
• Je hebt in je verzekeringspolis opgezocht wat het eigen risico is en welke posten niet gedekt zijn.
• Elk lopend verzuimdossier heeft een plan van aanpak met een datum voor de volgende evaluatie.
• Je RI&E bevat een actueel plan van aanpak voor psychosociale arbeidsbelasting.
• Inhuur door verzuim boekt je financiële administratie op een herkenbare kostenplaats.
• Leidinggevenden weten hoe ze een medewerker anoniem kunnen doorverwijzen naar hulp.
• Je hebt één rekensom van een afgerond dossier klaarliggen voor je directie.