CSRD HR verplichtingen: wat HR en directie in 2026 moeten weten

De CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) is de Europese richtlijn voor duurzaamheidsrapportage. Bij veel organisaties ligt die rapportage bij finance of een duurzaamheidsmanager. Een groot deel van de inhoud gaat toch over mensen, en dus over data die HR beheert. Als HR pas laat aanhaakt, levert het cijfers aan die niet op elkaar aansluiten. Die cijfers houden dan ook geen stand bij de accountant.

Ik ben Jelle Houben, mede-oprichter van Well Aware, het employee listening- en welzijnsplatform uit Amsterdam en Vught. Na het lezen kun je vier dingen. Je checkt of jouw organisatie onder de CSRD valt. Je weet welke HR-onderwerpen in beeld komen. Je weet hoe je bestaande RI&E-, PSA- en welzijnsdata bruikbaar maakt. En je weet wat je deze week al kunt regelen.

Wat vraagt de CSRD concreet van HR?

De CSRD vraagt van HR dat cijfers en beleid over medewerkers dezelfde kwaliteit krijgen als financiële cijfers. Ze moeten gedefinieerd, herhaalbaar en controleerbaar zijn. De inhoud staat in de ESRS, de European Sustainability Reporting Standards. Het deel over je eigen personeel heet ESRS S1.

Voor HR komt het neer op drie taken:

1. Input leveren voor de materialiteitsanalyse. Welke risico's en effecten rond medewerkers zijn groot genoeg om te rapporteren?
2. Beleid, acties en doelen beschrijven. Wat doe je aan bijvoorbeeld werkdruk of ongewenst gedrag, en hoe meet je of het werkt?
3. Cijfers aanleveren met een audit trail. Een audit trail is het spoor van bron naar rapportcijfer dat een controleur kan nalopen.

Mijn decision rule hierbij: is HR eigenaar van de bron, dan is HR ook eigenaar van de definitie. Laat finance of een adviseur dus niet zelf bedenken wat "verzuim" of "opleidingsuur" betekent.

Hoe check je of jouw organisatie onder de CSRD valt, en vanaf welk boekjaar?

Of jouw organisatie onder de CSRD valt, hangt af van rechtsvorm, omvang en beursnotering. Daarvoor gelden drempels op medewerkersaantal, omzet en balanstotaal. Die drempels en de ingangsdata zijn op Europees niveau aangepast. Een getal dat je vorig jaar las, kan dus niet meer kloppen. Noem daarom zelf geen drempel in een directievoorstel. Laat de stand bevestigen.

Zo check je het:

1. Vraag finance om de cijfers over medewerkers, omzet en balanstotaal van de laatste twee boekjaren. Doe dat op het niveau waarop jullie rapporteren: groep of losse entiteit.
2. Leg die cijfers naast de actuele regels op rijksoverheid.nl of bij je accountant.
3. Vraag uitdrukkelijk naar het eerste boekjaar waarover gerapporteerd moet worden. Dat is iets anders dan het jaar van publicatie.
4. Vraag of een moedermaatschappij elders in de EU de rapportage voor jullie overneemt.
5. Leg de uitkomst schriftelijk vast, met datum. Dan weet je of het gelukt is: je hebt een antwoord dat je kunt citeren, geen inschatting.

Herhaal deze check elk jaar. Groei, een overname of nieuwe regels kunnen de uitkomst veranderen.

Welke gegevens over eigen medewerkers vraagt de ESRS S1-standaard?

ESRS S1 vraagt om beleid en kwantitatieve gegevens over je eigen personeel. Het gaat om arbeidsomstandigheden, gelijke behandeling en kansen, en overige arbeidsgerelateerde rechten. "Eigen personeel" is breder dan je loonlijst. Ook mensen die via een uitzendbureau of als zzp'er onder jouw leiding werken, kunnen meetellen. Stel die afbakening vast vóór je gaat tellen.

De thema's waar HR het vaakst mee te maken krijgt:

• Samenstelling van het personeelsbestand: aantallen, contractvormen, verdeling, in- en uitstroom.
• Gezondheid en veiligheid: arbeidsongevallen, werkgerelateerde gezondheidsklachten en het systeem waarmee je dat beheert.
• Werk-privébalans: onder meer gebruik van verlofregelingen.
• Opleiding en ontwikkeling: opleidingsuren en beoordelingsgesprekken.
• Gelijke behandeling: beloningsverschillen en diversiteit.
• Meldingen en klachten: hoe medewerkers zorgen kunnen melden, en wat er met die meldingen gebeurt.

De exacte datapunten en hun nummering staan in de standaard zelf. Werk vanuit de officiële tekst die je accountant gebruikt. Een samenvatting van derden kan achterlopen op wijzigingen.

Hoe bepaal je met een dubbele materialiteitsanalyse welke HR-onderwerpen je rapporteert?

Met een dubbele materialiteitsanalyse beoordeel je elk onderwerp vanuit twee kanten. Kijk naar de impact van je organisatie op mensen, en naar het financiële risico van het onderwerp voor je organisatie. Is één van beide groot genoeg, dan is het onderwerp materieel en rapporteer je erover.

Zo lever je als HR een bruikbare bijdrage:

1. Zet de S1-thema's uit de vorige sectie in een lijst.
2. Noteer per thema welk bewijs je al hebt: RI&E-bevindingen, PSA-uitkomsten, verzuimtrends, meldingen, exitgesprekken.
3. Scoor per thema de impact op medewerkers: hoe ernstig, hoeveel mensen, hoe moeilijk te herstellen.
4. Scoor per thema het financiële risico: verzuim, verloop, aansprakelijkheid, moeite met werven.
5. Leg je scores voor aan de ondernemingsraad en een paar leidinggevenden. Dat zijn je stakeholders.
6. Leg vast waarom een onderwerp wel of niet materieel is. De controleur kijkt naar de onderbouwing, niet alleen naar de uitkomst.

Een decision rule die ik vaak gebruik: komt een thema terug in zowel je RI&E als in de signalen van medewerkers, behandel het dan als materieel. Op die manier komt werkdruk bijna altijd op de lijst.

Het JD-R model helpt hier. Werkdruk wordt pas een risico als hulpbronnen zoals autonomie, steun en herstel tekortschieten. Scoor dus niet alleen de belasting, maar ook wat mensen draagt. Dat maakt je impactscore beter te verdedigen.

Hoe maak je RI&E-, PSA- en welzijnsdata bruikbaar voor de duurzaamheidsrapportage?

RI&E-, PSA- en welzijnsdata worden bruikbaar voor de CSRD zodra elk cijfer een vaste definitie heeft. Daarnaast heeft het een vaste peildatum en een bron die je opnieuw kunt raadplegen. De meeste organisaties hebben die data al. Alleen staat ze in losse rapporten met wisselende vragen en momenten.

Zo maak je de data rapportageklaar:

1. Maak per cijfer een definitiekaart: naam, formule, bron, eigenaar, peildatum en afronding.
2. Kies één meetmethode voor werkdruk en psychosociale belasting, en houd die meerdere jaren gelijk. Wissel je van vragenlijst, dan kun je jaren niet vergelijken.
3. Rapporteer op teamniveau of hoger, nooit herleidbaar tot personen.
4. Bewaar per meting de ruwe export, de responsgegevens en de datum. Die drie vraagt een controleur het eerst.
5. Koppel elke uitkomst aan een actie met eigenaar en datum. ESRS vraagt naar acties en effectiviteit, niet alleen naar scores.

Wil je eerst je werkdruk per team goed meten, lees dan werkdruk meten HR.

Bij ons draaien het PSA-onderzoek, de RI&E en het MTO in één doorlopende vragenlijst met dezelfde wetenschappelijke basis. Teamresultaten tonen we pas vanaf 5 respondenten. De data staat versleuteld op Europese servers in Frankfurt, en het platform is ISO 27001-gecertificeerd. Voor de rapportage aan het bestuur is er de omgeving voor HR en directie.

Wanneer is een apart CSRD-dataproject voor HR de verkeerde keuze?

Een apart CSRD-dataproject voor HR is de verkeerde keuze als je basisregistraties nog niet kloppen. Een nieuw dashboard bovenop onbetrouwbare verzuim- of meldingsdata levert alleen sneller onbetrouwbare cijfers op.

Mijn decision rule:

• Kies géén apart project als je verzuim op twee plekken anders telt, of als meldingen ongewenst gedrag nergens centraal staan. Of als je RI&E ouder is dan je huidige organisatiestructuur. Herstel eerst de bron.
• Kies géén apart project als je organisatie nog niet zeker weet of en wanneer ze onder de CSRD valt. Investeer dan in de Arbowet-verplichtingen die nu al gelden. Die data heb je straks hoe dan ook nodig.
• Kies wél voor een afgebakend project als de bronnen op orde zijn, maar de cijfers uit vier of vijf systemen komen. Of als finance elk kwartaal handmatig moet samenvoegen.

Het voordeel van eerst de bron herstellen: je RI&E en PSA-beleid worden beter, ook als de CSRD-planning opnieuw schuift.

Wat kun je als HR deze week al doen?

Deze week kun je drie dingen regelen die geen budget vragen en elk volgend besluit makkelijker maken.

1. Mail je controller met de vraag of de CSRD-toets voor jullie organisatie is uitgevoerd, door wie en met welke uitkomst.
2. Plan een gesprek van een uur met de eigenaar van de duurzaamheidsrapportage. Vraag of er al een concept-materialiteitsanalyse ligt.
3. Maak voor drie cijfers een definitiekaart: verzuimpercentage, aantal meldingen ongewenst gedrag en opleidingsuren per fte.

Merk je bij stap 3 dat je data uit verschillende tools moet halen, kijk dan hoe het Well Aware platform metingen en meldingen samenbrengt. Je kunt ook een demo boeken.

Waar staat je ESRS S1-data al, en wat moet erbij?

De tabel laat per HR-onderwerp zien wat je al hebt en wat de CSRD toevoegt.

Waar begin je met de CSRD als HR?

De CSRD maakt van HR-data rapportagedata. Hoe je organisatie onder de regels valt, verandert daar weinig aan. Je hebt de bronnen meestal al: HRIS, verzuim, RI&E, PSA-onderzoek en meldingen. Wat ontbreekt is één definitie per cijfer en een spoor dat een controleur kan volgen.

Je volgende besluit is concreet. Bevestig schriftelijk of en vanaf welk boekjaar jullie rapporteren. Kies dan: eerst de bron herstellen, of de cijfers samenbrengen. Doe het eerste als je verzuim of meldingen nog op meer dan één manier telt.

Checklist CSRD voor HR

• Er ligt een gedateerde, schriftelijke bevestiging van de CSRD-status en het eerste rapportagejaar.
• HR staat als eigenaar van de S1-onderwerpen in de projectplanning van de duurzaamheidsrapportage.
• De afbakening van "eigen personeel" (inhuur, uitzend, zzp) is vastgelegd en afgestemd met finance.
• De RI&E beschrijft de huidige organisatiestructuur en het plan van aanpak is bijgewerkt.
• Werkdruk en psychosociale belasting worden elk jaar met dezelfde vragenset gemeten.
• Meldingen van ongewenst gedrag en integriteitsmeldingen worden op één plek geteld, per categorie.
• De ondernemingsraad heeft de concept-materialiteitsanalyse voor de HR-onderwerpen gezien.